Jouw gegevens en het Chevallierfonds

Wanneer je een aanvraag doet bij het Chevallierfonds, moet je via internet een aantal gegevens invullen op een formulier. Het fonds is opgericht om cliënten van GGz Centraal en Kwintes die weinig geld hebben bij bepaalde uitgaven eenmalig een steuntje in de rug te geven. De vragen op het formulier worden gesteld om te kunnen beoordelen of jij in aanmerking komt. Kort samengevat gaat het erom dat het bestuur kan vaststellen wie je bent, hoe hoog het inkomen is en het eventuele spaargeld, of je schulden hebt en waarvoor je het geld wilt gebruiken. Er worden geen vragen gesteld over medische zaken of omstandigheden waar anderen niets mee te maken hebben.

 

Nieuwe wetgeving

Het is belangrijk dat je weet dat een organisatie als het Chevallierfonds zorgvuldig omgaat met jouw gegevens. Daarvoor bestonden al regels. In Nederland gold lange tijd de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze is nu vervallen en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is ervoor in de plaats gekomen. Vanaf 25 mei 2018 gelden in de Europese Unie overal dezelfde regels.

Vanwege de oude wet waren binnen het Chevallierfonds al afspraken gemaakt hoe om te gaan met de gegevens van de aanvragers. Deze zijn nu aangescherpt en de cliënt heeft ook enkele nieuwe rechten gekregen. Hieronder geven wij aan hoe wij ermee omgaan.


De praktijk

Wanneer je een aanvraag hebt ingevuld en verzonden, komt deze binnen bij onze ondersteuner. Dat is iemand die in dienst is van GGz Centraal maar voor dit werk wordt aangestuurd door het bestuur van het fonds. De gegevens worden opgeslagen in een voor derden niet toegankelijk deel van het computersysteem van de instelling. Aanvragen worden beveiligd doorgezonden naar drie bestuursleden die in normale gevallen namens het bestuur beslissen. Jouw gegevens zijn dus maar bij vier personen bekend. De brief die je krijgt wordt ondertekend door de penningmeester. Bij toekenning betaalt hij ook uit. Hij krijgt alleen jouw naam en adres te zien en in geval van toekenning natuurlijk ook het Ibannummer om te kunnen betalen.

 

Jouw aanvraag wordt op een lijst gezet om te kunnen nagaan of er al beslist is, hoelang het heeft geduurd en welke uitgaven eraan zijn verbonden. Daarnaast wordt bijgehouden vanuit welke instelling de aanvraag komt en waarvoor mensen een bijdrage aanvragen. Deze lijst wordt (zonder namen en geboortedata dus anoniem) opgenomen in het jaarverslag dat van de website is te downloaden. Voor het bestuur is het belangrijk te weten of het Chevallierfonds voldoende bekend is. Komen er weinig aanvragen binnen vanuit een instelling of regio dan schort daar kennelijk wat aan.

 

Het Chevallierfonds hanteert al jaren de regel dat iemand maar eenmaal in de drie jaar een bijdrage kan krijgen. Jouw naam en geboortedatum worden wel van de bovenbedoelde lijst verwijderd maar nog drie jaar op een aparte lijst met alleen deze twee gegevens bewaard. De verdere gegevens worden minimaal één jaar en maximaal twee jaar bewaard. Daarna worden zij vernietigd.

Behalve wat hier beschreven is doet het Chevallierfonds niets met jouw gegevens. Zij worden nooit op eigen initiatief aan derden verstrekt.


Nieuwe rechten

Nieuw is het recht op vergetelheid. Je kunt aan het fonds verzoeken om al jouw gegevens te vernietigen. Wanneer je dat doet vóórdat er een beslissing is genomen, betekent dat natuurlijk dat er geen verdere behandeling volgt. Is al wel een bijdrage toegekend, dan blijven jouw naam en geboortedatum nog wel maximaal drie jaar op de lijst staan. Anders kunnen we niet voorkomen dat mensen in die periode toch vaker een bijdrage krijgen.

Je kunt ook vragen om jouw gegevens door te geven aan andere organisaties. Omdat wij maar weinig over jou weten, heeft dat niet zoveel zin. Wanneer je het toch wilt, moet je dat vragen via een door jou ondertekende brief. Ook het vragen om correctie of aanvulling van gegevens is een van de nieuwe rechten.

 

Ten slotte

Nieuw is een vakje in het aanvraagformulier dat je moet aanvinken om een aanvraag tot stand te laten komen. Met het aanvinken geef je aan ermee bekend te zijn dat jouw gegeven een bepaalde tijd worden bewaard (zoals hierboven beschreven) en dat je daarmee akkoord gaat.

Het bestuur meent met enkele maatregelen en extra informatie aan de nieuwe wetgeving te voldoen. In de praktijk zal voor allerlei organisaties nog duidelijkheid moeten gaan groeien over punten die nu nog niet zo helder zijn. Het bestuur van het Chevallierfonds heeft het onderwerp ‘privacy’ permanent op de agenda staan, zodat ontwikkelingen hierin steeds aandacht krijgen.